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Términos y condiciones de EscolarOS

Última actualización:

1. Quiénes somos y a quién aplican

EscolarOS es un servicio de KidShielder, S.A.S. ("EscolarOS"), con domicilio postal en Av. Paseo de la Reforma 342, piso 26, colonia Juárez, alcaldía Cuauhtémoc, C.P. 06600, Ciudad de México. Contacto: hola@escolaros.com.

Estos términos aplican al colegio que contrata EscolarOS (el "Colegio"), a su personal y a las familias que usan la plataforma. Al registrarse o usar EscolarOS, aceptas estos términos y nuestro aviso de privacidad.

2. El servicio

EscolarOS es una plataforma en línea para que el Colegio gestione cobranza, pagos en línea, facturación, comunicación con familias, asistencia y boletas, entrega segura de alumnos, inscripciones, tienda y reportes. Todos los planes incluyen las mismas funciones y solo cambian en el número de alumnos incluidos. EscolarOS mejora y actualiza la plataforma de forma continua; podemos agregar, cambiar o retirar funciones, avisando con anticipación cuando un cambio afecte de forma importante el uso del Colegio.

3. Cuentas y accesos

  • El Colegio registra a su personal y a sus familias, y es responsable de que los datos que captura sean correctos y de que cada persona tenga solo los permisos que necesita.
  • El acceso es personal y se hace con correo y código. Nadie debe compartir sus accesos.
  • El Colegio responde por el uso que su personal haga de la plataforma.

4. Prueba, planes y precios

  • El Colegio puede probar EscolarOS sin costo durante 14 días. Al terminar la prueba no se bloquea nada.
  • Los planes, sus precios mensuales, los alumnos que incluye cada uno y el cargo por cada alumno adicional son los publicados en escolaros.com/precios, más IVA.
  • Cada mes se cuentan los alumnos activos del Colegio el día 1 a las 00:00, en su zona horaria. Los que pasen de los incluidos en su plan se cobran ese mes como alumnos adicionales.
  • Precio de lanzamiento: el Colegio que se registre a más tardar el 31 de marzo de 2027 paga el precio de lanzamiento de su plan y lo conserva mientras su cuenta siga activa, es decir, mientras no la cancele ni se dé por terminado el servicio. Lo pierde si cancela y vuelve a registrarse después del 31 de marzo de 2027, o si se da por terminado el servicio por falta de pago. Quien se registre desde el 1 de abril de 2027 paga el precio de lista.
  • Un Colegio con un precio especial acordado por escrito con EscolarOS conserva esas condiciones mientras su cuenta siga activa.
  • El Colegio puede cambiar de plan; el cambio aplica desde el día 1 del mes siguiente. Si tiene el precio de lanzamiento, paga el precio de lanzamiento del plan nuevo.
  • Si cambiamos los precios, avisaremos con al menos 30 días de anticipación; el nuevo precio aplica a partir del siguiente periodo, sin cambiar el precio de lanzamiento ni el precio especial que el Colegio conserve.
  • EscolarOS factura al Colegio, cada mes, lo que le cobró en el mes: su plan y sus comisiones, con IVA. Lo que EscolarOS le devuelva de un mes ya facturado va en una nota de crédito.

5. Pagos en línea

  • Los servicios de procesamiento de pagos para el Colegio los presta Stripe y están sujetos al Contrato de Cuenta Conectada de Stripe, que incluye sus Términos de Servicio (en conjunto, el "Contrato de Servicios de Stripe"). Al aceptar estos términos o al seguir cobrando en línea con EscolarOS, el Colegio acepta el Contrato de Servicios de Stripe, que Stripe puede modificar ocasionalmente. Para que EscolarOS habilite estos servicios, el Colegio se compromete a dar información correcta y completa sobre sí y su negocio, y autoriza a EscolarOS a compartirla con Stripe, junto con la información de las operaciones que realice con esos servicios.
  • El dinero que pagan las familias llega a la cuenta del Colegio en Stripe y de ahí a su cuenta bancaria. EscolarOS no recibe ni guarda ese dinero.
  • Stripe cobra sus comisiones directamente al Colegio, según sus tarifas vigentes.
  • EscolarOS cobra una comisión por cada pago en línea: 0.5% con mínimo de $5 en tarjeta y OXXO, y $5 por transferencia SPEI, más IVA, que se descuenta del mismo pago. Durante la prueba de 14 días, EscolarOS no cobra esta comisión.
  • Si el Colegio reembolsa un pago, o si pierde la aclaración que una familia abrió con su banco (contracargo), EscolarOS le devuelve su comisión: completa si se devuelve todo el pago, o la parte proporcional si se devuelve una parte. Las comisiones de Stripe se rigen por sus propios términos.
  • Las disputas y contracargos se resuelven conforme al Contrato de Servicios de Stripe. El Colegio es responsable de atenderlas.
  • El Colegio no debe cobrar a las familias ninguna comisión o recargo por pagar con tarjeta.

6. Facturación

  • El Colegio es el emisor de las facturas a las familias. EscolarOS las timbra por cuenta del Colegio a través de un proveedor autorizado por el SAT.
  • El Colegio es responsable de sus datos fiscales, de mantener vigente su certificado de sello digital (CSD), de capturar correctamente su RVOE y de definir el tratamiento fiscal de cada concepto. EscolarOS no da asesoría fiscal; ante dudas, el Colegio debe consultar a su contador.
  • Todos los planes incluyen timbres sin límite para las facturas que el Colegio emite con EscolarOS.

7. Obligaciones del Colegio

  • Usar EscolarOS conforme a la ley y solo para la operación del colegio.
  • Contar con su propio aviso de privacidad para las familias y con el consentimiento de madres, padres o tutores para tratar los datos de los alumnos.
  • No usar EscolarOS para enviar mensajes no solicitados ni ajenos a la vida escolar.
  • No intentar acceder a información de otros colegios, copiar la plataforma ni afectar su funcionamiento.

8. Datos del Colegio

  • Los datos que el Colegio y sus familias capturan son del Colegio. EscolarOS los trata por su cuenta, solo para prestar el servicio, conforme a nuestro aviso de privacidad.
  • Si el Colegio deja EscolarOS, le entregamos en Excel sus alumnos, familias, cargos y pagos, y también el XML y el PDF de sus facturas, que puede descargar hasta que pida eliminar sus datos.
  • Eliminamos los datos del Colegio cuando lo solicita. La solicitud la hace por correo a hola@escolaros.com la persona registrada como dueño del Colegio en EscolarOS, o su representante legal; antes de eliminar, la confirmamos por correo con el dueño. Eliminamos los datos dentro de los 30 días siguientes a la confirmación y le avisamos al terminar. Si el Colegio cobró con tarjeta, la eliminación se hace cuando pasen 120 días desde su último pago con tarjeta, el plazo que tienen los bancos para abrir aclaraciones.
  • Por las obligaciones fiscales, conservamos durante 5 años nuestras facturas al Colegio, con lo que las respalda; después las eliminamos. El XML y el PDF de las facturas que el Colegio emitió con EscolarOS se eliminan con el resto de sus datos. También conservamos durante 5 años la constancia de la solicitud y de su ejecución, y lo que una ley o una autoridad nos obligue a guardar. Las copias de respaldo no se pueden modificar: lo eliminado sale de ellas cuando vencen, a más tardar 13 meses después de eliminarlo.

9. Pago mensual, sin plazos forzosos

  • El servicio se paga por mes. Cada mes se paga completo, a más tardar el día 5 de ese mes, por transferencia a la cuenta bancaria de KidShielder, S.A.S. que indica el aviso de cobro.
  • El primer mes después de la prueba se paga en proporción a los días que quedan del mes, contados desde el día en que termina la prueba, que es también el primer día en que se cobra la comisión por pagos en línea: el precio del plan por los días que quedan, entre los días del mes. Ese primer pago vence el día 5 del mes siguiente, y en él no se cobran alumnos adicionales.
  • El Colegio puede cancelar cuando quiera, sin penalización; la cancelación surte efecto al terminar el periodo ya pagado, que no se reembolsa de forma parcial.

10. Falta de pago y suspensión

  • Si el Colegio no paga su plan a tiempo, se lo avisaremos por correo. EscolarOS no limita ni bloquea la cuenta de forma automática por falta de pago: las familias siguen pagando y la entrega segura sigue funcionando.
  • Si el adeudo continúa 60 días después del aviso, podemos dar por terminado el servicio avisando por correo con 30 días de anticipación. Antes de terminar, le entregamos sus datos como dice el §8.
  • Podemos suspender de inmediato una cuenta que se use para actividades ilegales, fraudes o envíos masivos no solicitados.

11. Disponibilidad y soporte

Trabajamos para que EscolarOS esté disponible en todo momento, pero puede haber interrupciones por mantenimiento o por fallas de terceros, como proveedores de pagos, de timbrado o del SAT. Damos soporte por correo y por WhatsApp en días hábiles.

12. Entrega segura

La entrega segura es una herramienta de apoyo para organizar la salida de los alumnos. La custodia de los alumnos y la decisión de entregarlos a una persona siguen siendo responsabilidad del Colegio y de su personal, conforme a sus propias reglas.

13. Responsabilidad

  • EscolarOS no responde por daños indirectos, pérdida de ganancias ni por errores en la información que capture el Colegio, su personal o las familias.
  • EscolarOS no responde por fallas de Stripe, del SAT, de los proveedores de timbrado ni de los bancos.
  • En cualquier caso, la responsabilidad total de EscolarOS frente al Colegio se limita a lo que el Colegio haya pagado a EscolarOS en los 12 meses anteriores al hecho que la origine.

14. Propiedad intelectual

EscolarOS y su software son propiedad de KidShielder, S.A.S. El Colegio nos permite usar su nombre y logotipo dentro de la plataforma y en los documentos que se generen para él. Solo usaremos su nombre o logotipo en nuestra publicidad con su autorización.

15. Familias

Las familias usan EscolarOS para consultar y pagar lo que les cobra su colegio, recibir sus facturas y avisos, y usar las demás funciones que el colegio active. Los cargos, montos, becas y políticas los define cada colegio: cualquier aclaración sobre ellos debe hacerse con el colegio.

16. Cambios a estos términos

Publicaremos cualquier cambio en escolaros.com/terminos y lo avisaremos al Colegio por correo con al menos 30 días de anticipación. Si el Colegio no está de acuerdo, puede cancelar antes de que entren en vigor.

17. Ley y jurisdicción

Estos términos se rigen por las leyes federales de México. Para cualquier controversia, las partes se someten a los tribunales competentes de la Ciudad de México.